Drents Archief, toegang 0186, invnr 968
De Permanente Commissie etc
In aanmerking nemende de noodzakelijkheid om een meer volledig en
dadelijk overzigt van den stand der kassen van de hoofden der
verschillende koloniën en etablissementen te verkrijgen, ten einde
de daarvan te doene opnemingen ook met meerder vrucht te kunnen
bewerkstelligen
Op het rapport van den Heer Verificateur van den 3e dezer
Besluit
Art. 1
Door den Directeur als mede door alle Adjunct- en
Onderdirecteuren voor zoo verre dezelve de administratie over een
Etablissement of eene Kolonie voeren, zal moeten worden gehouden
een kasboek, waarin onmiddelijk, ten minste op den eigen dag alle
ontvangsten en uitgaven moeten worden gebragt.
Art. 2
Het kasboek zal in twee deelen gesplitst zijn als een voor
kassa en een voor koloniale munt.
Art. 3
De kassa rekening zal enkel en alleen zoodanige ontvangsten en
uitgaven bevatten welke of in mandaten der P.C. of in Rijksmunt
geschieden en dus het zuiver in omloop gebragte kapitaal uit
maken.
Art. 4
Op de koloniale munt rekening zal voorts worden gebragt de
werkelijke ontvang en uitgaaf in koperen, ijzeren of papieren munt
door de P.C. in omloop gebragt.
Art. 5
Deze rekeningen, welke op den 1e van elke maand worden
geopend, moeten op den laatsten van iedere maand worden afgesloten
en het saldo op een volgende overgebragt.
Art. 6
Na het afsluiten van het kasboek op den laatsten der maand,
moet van hetzelve een extract worden opgemaakt en bij de gewone
maandelijksche verantwoording aan de Perm. Comm. worden
ingezonden.
Art. 7
Wanneer door een der leden van de P.C. of of door een der
Hoofdambtenaren van de Maatschappij de stand eener kas
tusschentijds wordt opgenomen, zal het kaboek door derzelven
worden afgesloten en van zijne bevindingen, met bekrachtiging door
handteekening, op hetzelve melding worde gemaakt.
Art. 8
Op de journalen zullen enkel en alleen die posten, in
kassa worden uitgedrukt welke de wezenlijke ontvang en
uitgaaf in mandaten der Perm. Comm. of Rijksmunt uitmaken.
Art. 9
Op de journalen zullen die posten in koloniale munt worden
uitgedrukt, welke de ontvangsten en uitgaven aanwijzen.
a. in koperen, ijzeren of papieren munt door de PC in
omloop gebragt
b. In goederen welke echter schijnbaar als aankoop of
verkoop worde beschouwd te geschieden.
Of in een woord alle die ontvangsten en uitgaven welke in tegen
over stelling van die in art. 8 vermeld, geene dadelijke
omzettingen van contante penningen veronderstellen.
Art. 10
De grootboeken naar de geverifieerde journalen ingeschreven
zijnde, zullen de kassa en koloniale munt rekeningen op dezelve
aan het einde van iedere maand worden opgetrokken, ten einde tegen
de kasboeken te kunnen worden vergeleken.
Art. 11
De vorenstaande bepalingen zullen eerst met den 1e January
1831 in gaan, zullende ten aanzien van het lopende dienstjaar de
boeking der ontvangsten en uitgaven met de verdeeling zoo wel in
kassa als in koloniale munt betreft, op den zelfden voet blijven
bestaan, terwijl aan de P.C. al nog zullen worden overgelegd
extracten uit de kasboeken, inhoudende de ontvangsten en uitgaven
zoo in kassa als in koloniale munt, voor iedere maand
afzonderlijk, ten einde nadat de grootboeken zullen zijn
bijgeschreven tegen denzelven te kunnen worden vergeleken.
Art. 12
Ten einde deze kasboeken met de journalen in overeenstemming te
brengen, zullen dezelve van heden af bij het einde van iedere
maand moeten worden afgesloten, zullende wijders na dat de
grootboeken zullen zijn ingeschreven de kassa en koloniale munt
rekeningen insgelijks bij het einde van iedere maand worden
opgetrokken.
En zal een afschrift etc.
NB: Enkele bespiegelingen over dit besluit staan op
een muntenpagina.