Drents Archief, toegang 0186, invnr 968 en invnr 373
De Permanente Commissie etc
Overwegende dat het afsterven van den algemeen boekhouder der
Maatschappij eene voorziening in de werkzaamheden der
comptabiliteit in het algemeen vordert.
Overwegende dat het bovendien overeenkomstig het verlangen van de
Commissie van Weldadigheid van belang is ten aanzien van regeling
dier werkzaamheden in het oog te houden, de vermeerdering der
bemoeijenissen voor de overblijvende leden der Permanente
Commissie uit de afwezigheid van den Generaal van den Bosch
voortvloeijende, en op de noodzakelijkheid om ook voor het vervolg
zoo mogelijk te zorgen dat de leden der P.C. , mede ten aanzien
der administratie zich bijgestaan vinden door ambtenaren aan wien
dit zoo belangrijke vak volkomen bekend is, en aan welke de
daartoe betrekkelijke werkzaamheden meer en meer kunnen worden
toevertrouwd.
Overwegende dat het belang der Maatschappij vordert dat het
daarstellen dezer maatregelen niet worden uitgesteld, doch dat aan
de andere zijde deze voorziening niet finaal zal kunnen worden
geregeld zoo lang de koloniale verantwoordingen niet op eenen
gelijken voet zullen gebragt zijn,
Heeft besloten
1e De werkzaamheden der administratie toetevertrouwen aan
twee hoofdambtenaren, en wel vooreerst aan eenen Directeur der
administratie en ten anderen aan eenen Verificateur, blijvende de
verdere inrigtingen van het Bureau der Comptabiliteit op den
tegenwoordigen voet.
2e Tot dat de administratie op eenen gelijken voet zal
gebragt zijn, zullen de genoemde hoofdambtenaren, hetzij ieder
afzonderlijk hetzij beide tezamen, alle werkzaamheden verrigten
welke de Permanente Commissie, of het lid meer bepaald met de
administratie belast, aan hen zal voorschrijven, maar bepaaldelijk
echter zal daaromtrent de volgende bepaling worden in acht
genomen,
dat de Directeur zich zal bezig houden met het onderzoeken,
bewerken en boeken van alle ontvangsten en uitgaven, benevens alle
loopende zaken, de finantiële belangen der Maatschappij
betreffende uitgezonderd de koloniale verantwoordingen, terwijl
hij de bijeenkomsten der P.C. of de afdoening der loopende zaken
door een der leden van dezelve zal bijwonen, en op alle die punten
en onderwerpen advieseren waarop en wanneer dat noodig geoordeeld
wordt;
dat daarentegen de Verificateur zich uitsluitend bezig zal houden
met het onderzoek, de opneming en afdoening der koloniale
verantwoordingen, de boeking derzelve en al wat verder daartoe
betrekking heeft;
en dat beiden elkander in alle punten van aanraking zullen
behulpzaam zijn;
bepaaldelijk ook ten aanzien van het afdoen van twijffelachtige
zaken en in het bijzonder ten aanzien van het opmaken der
Maatschappelijke verantwoording van 1829.
3e ---
4e ---
5e De Permanente Commissie behoud zich voor om hetzij
gedeeltelijk na het gereed zijn van de rekening van 1829, hetzij
meer algemeen bij het op gelijke voet zijn van de verificatie der
koloniale verantwoording, zo omtrent de betrekkingen en
werkzaamheden dezer ambtenaren, als omtrent het bij de Permanente
Commissie op den tegenwoordigen voet behouden der administratie,
en eindelijk, ten aanzien der geheele inrigting van het Bureau
harer Comptabiliteit nadere bepalingen vast te stellen.