Drents Archief, toegang 0186, invnr 967 en invnr 368
De Permanente Commissie etc
Overwegende dat de dubbele verificatie van de koloniale
verantwoording welke thans plaats heeft, eerst bij den
Adjunct-Directeur der administratie in de koloniën en vervolgens
bij den algemeenen boekhouder der Maatschappij, eenen
aanmerkelijken tijd vordert en dat het brengen op eenen gelijken
voet van de administratie hierdoor voortdurend vertraagt wordt.
Overwegende dat de ondervinding aanhoudend getoond heeft dat de
gemelde Adjunct-Directeur door de genoemde verificatie werd
verhinderd zich naar de verschillende etablissementen te begeven
en aldaar die inspecties van kassen, magazijnen en administratie
te doen, welke bij de reglementen voorgeschreven en van het
grootste belang zijn.
Overwegende dat het noodzakelijk is bij het onderzoeken der
verantwoordingen naauwkeurig te kunnen beoordeelen of de daarbij
in uitgaaf gebragte posten wegens aankoopen door den Directeur
zijn geautoriseerd en daartoe een regelmatig verband tusschen de
maandelijksche aanvragen en de verantwoordingen behoort te worden
daargesteld.
Overwegende dat de tegenwoordige Adjunct-Directeur voor de
administratie met den 1 November aanstaande op deszelfs verzoek
zal worden ontslagen.
Overwegende dat de werkzaamheden van den Inspecteur der kolonien
zich van zelve ook tot het nazien der kassen, magazijnen en
administratie in de kolonien en gestichten uitstrekt,
Besluit
Artikel 1
De betrekking van Adjunct-Directeur voor de administratie zal
met den 1 November aanstaande ophouden te bestaan, en het algemeen
Bureau in de koloniën op den 10 October aanstaande worden
ontbonden, zullende op dien dag al de stukken en archieven tot het
Bureau van den Adjunct-Directeur behoorende door den Algemeenen
boekhouder der kolonien worden overgenomen.
Artikel 2
Aan den Directeur wordt toegekend eenen geemployeerden tot het
verrigten van schrijfwerk, die ook verpligt zal zijn, al den tijd
welken hem bij den Directeur overschiet, in dienst van den
Algemeenen boekhouder der kolonien te besteden; bovendien zal gem.
boekhouder hebben een adsistent en eenen schrijver voor de
administratie der bakkerij.
Artikel 3
De verificaties der maandelijksche verantwoordingen zal
voortaan niet meer in de kolonien maar alleen onmiddelijk door den
algemeenen boekhouder der Maatschappij en op het onder zijn
bestuur staande Bureau plaats hebben.
Artikel 4
Te dien einde zullen door gemeld bureau het noodige aantal
geemployeerden worden aangewezen.
Artikel 5
Met den 1 October aanstaande zullen alle nog gedeeltelijk of
geheel ongeverifieerde verantwoordingen door den Directeur aan de
P.C. worden ingezonden om op bovengenoemde wijze geverifieerd te
worden.
Artikel 6
De Adjunct-Directeurs voor de gestichten en de onderdirecteurs
voor de vrije kolonien zullen de journalen en bijlagen maandelijks
op den bepaalden tijd inzenden aan den Directeur der kolonien.
Artikel 7
De directeur, of op zijnen last den algemeene boekhouder der
kolonien, zal zonder zich in eenige rekenkundige verificatie in te
laten, de journalen nazien, ten einde te onderzoeken of de daarop
voorkomende uitgaven werkelijk door den Directeur geautoriseerd
zijn en eene nota opmaken van zijn bevinding.
Artikel 8
De genoemde maandelijksche verantwoordingen zal met de
bedoelde nota uiterlijk den 10 der maand aan de P.C. worden
ingezonden.
Artikel 9
De nota's van aanmerkingen voortvloeijende uit de verificatie
zullen door de algemeen boekhouder der Maatschappij opgemaakt
worden voor iedere kolonie of gesticht afzonderlijk, en na
mededeeling aan en goedkeuring van de P.C. aan den Directeur, met
en benevens de verificatoire bescheiden, de eerste ter
beantwoording en de anderen ter verbetering, zoo noodig binnen een
bepaalden tijd worden toegezonden.
Artikel 10
De Directeur die nota's ontvangen hebbende, zendt dezelve aan
ieder gesticht of kolonie, en bepaald den tijd waarop de
antwoorden op die nota's bij hem zullen moeten zijn terug gekomen,
moetende de origineele nota's van de P.C. bij de boekhouders der
kolonien en etablissementen blijven berusten en daarop door hen
aangeteekend de antwoorden die zij op de aanmerkingen mogten
hebben te maken.
Artikel 11
De opgemelde antwoorden bij de Directeur ingekomen en door
dezen aan de P.C. overgelegd zijnde, wordt ten gevolge der
verkregene ophelderingen en voor zoo veel noodig overeenkomstig de
beslissing door de P.C. op voordragt van den algemeen boekhouder
der Maatschappij, de maandelijksche verantwoording gesloten,
Daarvan desnoods met opzending ter overschrijving binnen eenen
bepaalden tijd van de betrekkelijke stukken kennis gegeven.
Artikel 12
Binnen veertien dagen na het ontvangen der kennisgeving moeten de
grootboeken door de boekhouders over de alzo gesloten maand zijn
bijgeschreven.
Artikel 13
De extracten uit de kasrekeningen zullen weder, zoo als bij de
Instructie voor de administratie dd 1 April 1827 is bepaald, aan
den algemeen boekhouder der kolonien worden ingezonden;
hij zal dezelve met het extract uit zijn eigen kasrekening
vergelijken, en ingeval er verschillen of bedenkingen mogten
bestaan, daarvan eene nota opmaken zonder de stukken zelve te
veranderen, en daarna alle extracten met de gem. nota aan den
Directeur ter hand stellen om met de verantwoordingen aan de P.C.
te worden ingezonden.
Artikel 14
De verificatie en sluiting der kasrekening zal geschieden op
dezelfde wijze als de gewone verantwoording.
Artikel 15
De algemeen boekhouder de kolonien wordt belast met het houden
der algemeene stamboeken en al hetgeen tot het personeel
betrekking heeft, met de distributie van het materieel en in 't
algemeen met alles wat vroeger aan de Adjunct-Directeur der
administratie was opgedragen en waarin door dit besluit niet op
eene andere wijze bepaaldelijk is voorzien.
Artikel 16
De Inspecteur der kolonien zal overeenkomstig zijne
Instructien belast zijn met het opnemen der kassen, het nazien der
magazijnen en fabrijken, de administratie en comptabiliteit en
daaromtrent bepaaldelijk nagaan of alle boeken van afgeloopene
maanden behoorlijk en overeenkomstig de gemaakte aanmerkingen der
P.C. en vroegere bepalingen zijn bijgewerkt.
Artikel 17
Desnoods zal de P.C. de algemeen boekhouder der Maatschappij
tot het doen eener buitengewone inspectie der administratie naar
de kolonien kunnen zenden.
Artikel 18
Ook zal zij, des verkiezende, den Directeur in bepaalde
gevallen autoriseren om zich tot het onderzoek van een of ander
verschil, of tot het geven van inlichting, vergezeld van de
algemeen boekhouder der kolonien, naar een of ander gesticht te
begeven.
Artikel 19
In buitengewone en spoed vereischende omstandigheden zal de
Directeur hiertoe den last of de autorisatie der P.C. niet
behoeven af te wachten, maat daartoe van zelf overgaan, mits van
zoodanige buitengewone inspectie met opgave der redenen aan de
P.C. verslag doende.
Artikel 19
De Inspecteur der kolonien en de algemeen boekhouder der
Maatschappij zullen bij elke hier boven bedoelde inspectie
aanteekening houden van hunne bevinding, alsmede van al dat geene
wat zij vermeenen verandering, verbetering of voorziening te
behoeven, en een en ander ter kennis van de P.C. brengen,
behoudens de vrijheid den Inspecteur bij artikel 4 zijner
Instructie gegeven.
Artikel 20
De algemeen boekhouder der kolonien zal den Directeur in alles
wat de comptabiliteit betreft behulpzaam wezen, hem de gevraagde
inlichting geven, en zoo hij eenige aanmerkingen op de
administratie mogt hebben, die ter kennisse van den Directeur
brengen, ten einde dezen in staat te stellen daarin te voorzien of
de beslissing der P.C. te provoceren.
Artikel 21
De wijze waarop de aanvrage om autorisatie tot aankoop en
betaling maandelijks door de Adjunct-Directeurs aan de Directeur
der kolonien zal moeten geschieden, zal bij eene afzonderlijke
instructie worden vastgesteld en geregeld.
Artikel 22
De gefiatteerde autorisatie zal aan de algemeen boekhouder der
kolonien worden medegedeeld, ten einde naar het bij artikel 7 van
dit besluit aan hem opgedragen onderzoek te kunnen doen.
Artikel 23
Deze bepalingen zullen aanvankelijk gelden tot dat de
administratie op eenen gelijken voet zal gebragt zijn en alsdan
zal de P.C. nader besluiten of dezelve al dan niet voortdurend
zullen blijven bestaan.