Bepalingen om een meer volledig overzicht te verkrijgen van den stand der koloniale kassen

Drents Archief, toegang 0186, invnr 968

De Permanente Commissie etc

In aanmerking nemende de noodzakelijkheid om een meer volledig en dadelijk overzigt van den stand der kassen van de hoofden der verschillende koloniŽn en etablissementen te verkrijgen, ten einde de daarvan te doene opnemingen ook met meerder vrucht te kunnen bewerkstelligen

Op het rapport van den Heer Verificateur van den 3e dezer

Besluit

Art. 1
Door den Directeur als mede door alle Adjunct- en Onderdirecteuren voor zoo verre dezelve de administratie over een Etablissement of eene Kolonie voeren, zal moeten worden gehouden een kasboek, waarin onmiddelijk, ten minste op den eigen dag alle ontvangsten en uitgaven moeten worden gebragt.

Art. 2
Het kasboek zal in twee deelen gesplitst zijn als een voor kassa en een voor koloniale munt.

Art. 3
De kassa rekening zal enkel en alleen zoodanige ontvangsten en uitgaven bevatten welke of in mandaten der P.C. of in Rijksmunt geschieden en dus het zuiver in omloop gebragte kapitaal uit maken.

Art. 4
Op de koloniale munt rekening zal voorts worden gebragt de werkelijke ontvang en uitgaaf in koperen, ijzeren of papieren munt door de P.C. in omloop gebragt.

Art. 5
Deze rekeningen, welke op den 1e van elke maand worden geopend, moeten op den laatsten van iedere maand worden afgesloten en het saldo op een volgende overgebragt.

Art. 6
Na het afsluiten van het kasboek op den laatsten der maand, moet van hetzelve een extract worden opgemaakt en bij de gewone maandelijksche verantwoording aan de Perm. Comm. worden ingezonden.

Art. 7
Wanneer door een der leden van de P.C. of of door een der Hoofdambtenaren van de Maatschappij de stand eener kas tusschentijds wordt opgenomen, zal het kaboek door derzelven worden afgesloten en van zijne bevindingen, met bekrachtiging door handteekening, op hetzelve melding worde gemaakt.

Art. 8
Op de journalen zullen enkel en alleen die posten, in kassa worden uitgedrukt welke de wezenlijke ontvang en uitgaaf in mandaten der Perm. Comm. of Rijksmunt uitmaken. 

Art. 9
Op de journalen zullen die posten in koloniale munt worden uitgedrukt, welke de ontvangsten en uitgaven aanwijzen.
a. in koperen, ijzeren of papieren munt door de PC in omloop gebragt
b. In goederen welke echter schijnbaar als aankoop of verkoop worde beschouwd te geschieden.
Of in een woord alle die ontvangsten en uitgaven welke in tegen over stelling van die in art. 8 vermeld, geene dadelijke omzettingen van contante penningen veronderstellen.

Art. 10
De grootboeken naar de geverifieerde journalen ingeschreven zijnde, zullen de kassa en koloniale munt rekeningen op dezelve aan het einde van iedere maand worden opgetrokken, ten einde tegen de kasboeken te kunnen worden vergeleken.

Art. 11
De vorenstaande bepalingen zullen eerst met den 1e January 1831 in gaan, zullende ten aanzien van het lopende dienstjaar de boeking der ontvangsten en uitgaven met de verdeeling zoo wel in kassa als in koloniale munt betreft, op den zelfden voet blijven bestaan, terwijl aan de P.C. al nog zullen worden overgelegd extracten uit de kasboeken, inhoudende de ontvangsten en uitgaven zoo in kassa als in koloniale munt, voor iedere maand afzonderlijk, ten einde nadat de grootboeken zullen zijn bijgeschreven tegen denzelven te kunnen worden vergeleken.

Art. 12
Ten einde deze kasboeken met de journalen in overeenstemming te brengen, zullen dezelve van heden af bij het einde van iedere maand moeten worden afgesloten, zullende wijders na dat de grootboeken zullen zijn ingeschreven de kassa en koloniale munt rekeningen insgelijks bij het einde van iedere maand worden opgetrokken.

En zal een afschrift etc.

NB: Enkele bespiegelingen over dit besluit staan op een muntenpagina.